Le contexte

Alors qu’une entreprise nationale de construction se modernisait et hébergeait une plus grande partie de sa documentation sur des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables, les documents étaient envoyés par courrier électronique et les employés avaient du mal à organiser les documents nécessaires. Les employés utilisaient les mauvaises versions des documents clés et la collaboration n’était pas immédiate car les documents ne pouvaient pas être édités simultanément par les différentes parties prenantes.

Le contexte

Alors qu’une entreprise nationale de construction se modernisait et hébergeait une plus grande partie de sa documentation sur des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables, les documents étaient envoyés par courrier électronique et les employés avaient du mal à organiser les documents nécessaires. Les employés utilisaient les mauvaises versions des documents clés et la collaboration n’était pas immédiate car les documents ne pouvaient pas être édités simultanément par les différentes parties prenantes.

La solution

La solution a été la création d’un portail/site Sharepoint bien défini et organisé pour les besoins de l’entreprise.

La solution

La solution a été la création d’un portail/site Sharepoint bien défini et organisé pour les besoins de l’entreprise.

Les services

Nos consultants ont commencé par une phase initiale de mise en place d’un cadre de gouvernance, en veillant à ce que des lignes directrices soient créées et à ce qu’une méthodologie de gestion du changement soit mise en place. La topologie du réseau, la structure du site et les politiques de gestion des documents ont été créées, ainsi qu’un groupe clair d’utilisateurs précoces. Ils ont également travaillé sur un plan de communication et de déploiement, une étape précieuse et souvent manquée.

Le déploiement a été achevé avec cinq vagues de sites d’équipe. Des sessions de collecte des exigences ont eu lieu avec chaque site pour examiner leurs besoins en matière de gestion de l’information, les métadonnées et les exigences en matière de flux de travail. Le site Sharepoint initial a été développé et a fait l’objet d’une assurance qualité, avec un accès anticipé pour réaliser l’UAT. Des révisions hebdomadaires ont eu lieu, avec des ajustements et l’ajout de contenu, suivies d’une formation. Après les déploiements, le site extranet pour les partenaires externes a été créé en utilisant des méthodologies similaires.

Les services

Nos consultants ont commencé par une phase initiale de mise en place d’un cadre de gouvernance, en veillant à ce que des lignes directrices soient créées et à ce qu’une méthodologie de gestion du changement soit mise en place. La topologie du réseau, la structure du site et les politiques de gestion des documents ont été créées, ainsi qu’un groupe clair d’utilisateurs précoces. Ils ont également travaillé sur un plan de communication et de déploiement, une étape précieuse et souvent manquée.

Le déploiement a été achevé avec cinq vagues de sites d’équipe. Des sessions de collecte des exigences ont eu lieu avec chaque site pour examiner leurs besoins en matière de gestion de l’information, les métadonnées et les exigences en matière de flux de travail. Le site Sharepoint initial a été développé et a fait l’objet d’une assurance qualité, avec un accès anticipé pour réaliser l’UAT. Des révisions hebdomadaires ont eu lieu, avec des ajustements et l’ajout de contenu, suivies d’une formation. Après les déploiements, le site extranet pour les partenaires externes a été créé en utilisant des méthodologies similaires.

Les résultats

Le site est largement utilisé et l’on a constaté une augmentation de la collaboration et de la facilité à accomplir les tâches et la documentation requises. Les parties prenantes internes et externes sont en mesure de communiquer et de collaborer facilement, ce qui accroît la productivité de l’entreprise.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à utiliser le cloud pour optimiser et améliorer votre activité.

Les résultats

Le site est largement utilisé et l’on a constaté une augmentation de la collaboration et de la facilité à accomplir les tâches et la documentation requises. Les parties prenantes internes et externes sont en mesure de communiquer et de collaborer facilement, ce qui accroît la productivité de l’entreprise.

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